Γιατί Είναι Απαραίτητος ο Project Manager σε ένα Web Development Project;

Ας δούμε πώς συμβάλλει ένας Project Manager με επιτυχία σε ένα web development project. Θα εξερευνήσουμε τον ρόλο του, τις πιθανές παγίδες και τους δημιουργικούς τρόπους με τους οποίους μπορεί να σώσει την κατάσταση όταν όλα μοιάζουν να πηγαίνουν στραβά. Και ναι, κάποιες φορές θα πάνε κάποια πράγματα στραβά.

Ποιος είναι ο ρόλος του Project Manager σε ένα web development project;

Πριν περάσουμε στις προκλήσεις, ας αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να κατανοήσουμε τον ρόλο του PM και να θαυμάσουμε την ικανότητά του να διαχειρίζεται πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα.

Σχεδιασμός και Οργάνωση

Ο PM δεν αναλαμβάνει απλά ένα έργο κι αρχίζει να τρέχει· προετοιμάζει πρώτα το έδαφος. Από τον αρχικό καθορισμό του έργου έως τη συγκρότηση της κατάλληλης ομάδας από σχεδιαστές, προγραμματιστές, δημιουργούς περιεχομένου και ειδικούς SEO, ο Project Manager δημιουργεί το πλαίσιο και το χρονοδιάγραμμα του έργου.

Επικοινωνία και Συντονισμός

Το εργαλείο που χρησιμοποιεί κυρίως ένας PM δεν είναι κάποιο spreadsheet ή μια εφαρμογή διαχείρισης έργων—είναι η επικοινωνία. Ο PM είναι η γέφυρα μεταξύ πελατών, σχεδιαστών, προγραμματιστών και όλων των εμπλεκομένων μερών. Η διαχείριση προσδοκιών (και μερικές φορές η διαχείριση ανησυχιών) αποτελεί τεράστιο μέρος του ρόλου του.

Διαχείριση Πόρων και Προϋπολογισμού

Οι PM δεν σπαταλούν χρήματα —τα κατανέμουν προσεκτικά. Η σωστή διαχείριση του προϋπολογισμού μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε ένα αριστούργημα και σε μια ιστοσελίδα που μοιάζει σαν να είναι κολλημένη στο 2005.

Διασφάλιση Ποιότητας

Ο PM διαφυλάττει την ποιότητα, διασφαλίζοντας ότι κάθε πτυχή του έργου ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σου και στα σύγχρονα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές. Αυτό περιλαμβάνει δοκιμές, επαναληπτικές δοκιμές και ακόμη περισσότερες δοκιμές.

Τι Μπορεί να Πάει Στραβά;

Αν η ζωή ενός PM ήταν ταινία, θα είχε λίγο από όλα: σκηνές κωμωδίας, θρίλερ και μερικές φορές τρόμου. Ας δούμε μερικές από τις προκλήσεις που λατρεύουν να εμφανίζονται σε web development projects.

Scope creep: Μια λίστα που μεγαλώνει συνέχεια

Α, το περίφημο “scope scree”. Ξεκινά συχνά με μια μικρή ερώτηση: «Μπορούμε να προσθέσουμε μια φόρμα εγγραφής στο newsletter;». Αλλά σύντομα, αυτές οι “μικρές” προσθήκες συσσωρεύονται, και ξαφνικά, φτιάχνουμε μια πλήρη πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου από το μηδέν. Η πρόκληση του PM εδώ είναι να διαχειριστεί τις προσδοκίες σου, να διευκρινίσει τι περιλαμβάνεται στο έργο και να συζητήσει τι μπορεί να χρειαστεί πρόσθετο effort ή χρόνο.

Αλλαγές στα Χρονοδιαγράμματα: Ο τρόμος των καθυστερήσεων

Οι καθυστερήσεις είναι αναπόφευκτες—το περιεχόμενο δεν είναι έτοιμο, ένα βασικό μέλος της ομάδας παίρνει απροσδόκητη άδεια, ή εσύ χρειάζεσαι περισσότερο χρόνο για να πάρεις αποφάσεις. Ένα μόνο εμπόδιο μπορεί να προκαλέσει αλυσιδωτές αντιδράσεις, επηρεάζοντας άλλα μέρη του έργου. Είναι δουλειά του PM να διαχειριστεί αυτές τις καθυστερήσεις, να αναθεωρήσει τα χρονοδιαγράμματα και να βρει λύσεις που θα εξασφαλίσουν ότι το έργο προχωράει.

Τεχνικές προκλήσεις: Όταν το “Plug and Play” γίνεται “Unplug and Pray”

Ο τεχνολογικός κόσμος εξελίσσεται συνεχώς, αλλά δυστυχώς, το ίδιο κάνουν και τα τεχνικά προβλήματα, τα “αγαπημένα” bugs. Σε ένα web development project, απρόσμενα ζητήματα συμβατότητας, προβληματικά plugins ή ακόμα και ενημερώσεις λογισμικού μπορούν να δημιουργήσουν εμπόδια. Και αν ο ιστότοπος απαιτεί custom χαρακτηριστικά, το επίπεδο πολυπλοκότητας αυξάνεται δραματικά.

Δημιουργικές διαφορές: Η μάχη της Αισθητικής

Ο σχεδιασμός είναι υποκειμενικός, και κάποιες φορές εσύ έχεις ένα όραμα που μπορεί να συγκρούεται με τις βέλτιστες πρακτικές του σχεδιασμού. Οι PM συχνά καλούνται να μεσολαβήσουν μεταξύ των επαγγελματικών απόψεων ενός σχεδιαστή και των προτιμήσεών σου. Η διατήρηση των ισορροπιών χωρίς να νιώσει κάποιος αδικημένος ή ριγμένος είναι μια μορφή τέχνης.

Υπέρβαση προϋπολογισμού: Η έκπληξη που δεν είναι έκπληξη

Κάποιες φορές, αυτό που φαινόταν ότι θα διαρκούσε δύο μέρες καταλήγει να απαιτεί πέντε, και ένας προϋπολογισμός που φαινόταν απόλυτα σταθερός αρχίζει να μοιάζει εύθραυστος. Ο PM πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς το χρόνο που επενδύεται στο έργο, να προσαρμόζει τις προσδοκίες και να αποφεύγει οποιεσδήποτε μεγάλες εκπλήξεις που θα μπορούσαν να εκτροχιάσουν τον προϋπολογισμό πριν ολοκληρωθεί το έργο.

Ποια Είναι η Καλύτερη Προσέγγιση στα Προβλήματα;

Ένας επιτυχημένος PM δεν αποφεύγει τα προβλήματα· τα διαχειρίζεται με δεξιοτεχνία. Ακολουθούν μερικές στρατηγικές που κάνουν ακόμα και τις πιο δύσκολες καταστάσεις πιο διαχειρίσιμες.

Καθορισμός σαφών προσδοκιών από την αρχή

Από την πρώτη μέρα, ο PM πρέπει να επικοινωνεί σαφώς το εύρος, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, όταν αναπόφευκτα ρωτήσεις «Μπορούμε να προσθέσουμε μόνο ένα ακόμα πράγμα;», ο PM μπορεί να ανατρέξει στην αρχική συμφωνία. Αυτό δεν αφορά μόνο την επιβολή ορίων—αφορά το να είμαστε όλοι ευθυγραμμισμένοι, κι εμείς κι εσύ!

Οργάνωση με Ευελιξία

Ενώ ένας PM πρέπει να διαθέτει ένα λεπτομερές πλάνο για το project, χρειάζεται επίσης την ευελιξία να κάνει αλλαγές ανάλογα με τις περιστάσεις. Ίσως ένα μέλος της ομάδας αντιμετωπίσει μια οικογενειακή έκτακτη ανάγκη ή κάτι τεχνικό πάει στραβά. Ένας οργανωμένος PM μπορεί να εντοπίσει γρήγορα τις αλυσιδωτές επιπτώσεις μιας καθυστέρησης και να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές για να ελαχιστοποιήσει τον αντίκτυπο.

Επικοινωνία, Επικοινωνία, Επικοινωνία

Το μότο ενός PM θα μπορούσε κάλλιστα να είναι: «Αν κάτι δεν επικοινωνηθεί πολλές φορές, τότε δεν έχει επικοινωνηθεί αρκετά». Τακτικές ενημερώσεις και αναφορές βοηθούν να διατηρηθούν όλοι ευθυγραμμισμένοι και να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος δυσάρεστων εκπλήξεων. Επιπλέον, η σαφής επικοινωνία συμβάλλει στη διαχείριση των προσδοκιών σου, διασφαλίζοντας ότι κατανοείς γιατί μπορεί να χρειαστούν καθυστερήσεις ή προσαρμογές.

Προτεραιότητα στη λύση, όχι στην απόδοση ευθυνών

Όταν προκύπτουν προβλήματα (και θα προκύψουν), είναι εύκολο να επικεντρωθεί κανείς στο ποιος φταίει. Ωστόσο, ένας έμπειρος PM γνωρίζει ότι η εύρεση λύσης είναι πολύ πιο σημαντική από την απόδοση ευθυνών. Με μια προσέγγιση προσανατολισμένη στη λύση, η ομάδα παραμένει συγκεντρωμένη στην πρόοδο του έργου, αντί να χάνεται σε εντάσεις και απογοητεύσεις.

Ξέρει να λέει «Όχι» (ευγενικά)

Η ανεξέλεγκτη διεύρυνση ενός έργου (το scope creep που λέγαμε) είναι μια συνηθισμένη πρόκληση, και ένα μεγάλο μέρος του ρόλου ενός PM είναι να μάθει να λέει «όχι» με τρόπο που να ικανοποιεί όλους. Αντί να απορρίπτει κατευθείαν αιτήματα, ένας έμπειρος PM μπορεί να πει κάτι όπως «Είναι μια εξαιρετική ιδέα—ας δούμε πώς θα μπορούσε να ενσωματωθεί στη δεύτερη φάση του έργου» και σε σένα αλλά και στους σχεδιαστές ή τους developers. Έτσι, όλοι αισθάνονται ότι ακούγονται, αλλά το έργο δεν ξεφεύγει από τον έλεγχο.

Συμπέρασμα

Η διαχείριση ενός web development project δεν είναι εύκολη υπόθεση. Ένας Project Manager φοράει πολλά καπέλα: στρατηγική, επικοινωνία, διαμεσολάβηση και μερικές φορές… ψυχοθεραπεία. Δουλειά του είναι να ισορροπεί ανάμεσα στα σχεδιαστικά και δημιουργικά θέματα, να παρακολουθεί τον προϋπολογισμό και τα χρονοδιαγράμματα και κάπως να καταφέρνει να τα συνδυάσει όλα για να παραδώσει ένα ποιοτικό αποτέλεσμα που ανταποκρίνεται στους στόχους που όλοι μαζί συμφωνήσαμε.

Οπότε, την επόμενη φορά που θα θαυμάζεις το website σου, θυμήσου να ευχαριστήσεις τον PM σου. Είναι ο συνδετικός κρίκος που φρόντισε τα πάντα, αντιμετωπίζοντας τις προκλήσεις με χάρη, χιούμορ και μια πάντα γεμάτη κούπα καφέ.