Πώς αναπτύσσεται ένα agency, που λειτουργεί πλήρως απομακρυσμένα? Με μερικά Click(Up)s

Εκείνα τα χρόνια, με λιγότερους πελάτες, projects και συνεργάτες, τα αδέσποτα Google docs και sheets, τα post-it, τα σημειωματάρια, οι σημειώσεις σε χαρτοπετσέτες, σκόρπια όλα πάνω στα γραφεία των ανθρώπων και μία ομάδα που επικοινωνούσε τα πάντα αποκλειστικά μέσω Slack. Ήταν χαοτικά, ωστόσο, κάπως τα φέρναμε βόλτα. Επίσης, είχαμε και αυτό της φυσικής παρουσίας, οπότε μπορούσαμε να βάλουμε μια φωνή για λίγη βοήθεια ή μια κούπα καφέ. Μήπως θα βάλει κανείς καφέ, παρακαλώ;

Τώρα, που είμαστε ένα πλήρως remote μπουτίκ marketing agency, σε περιβάλλον με πολύ γρήγορους ρυθμούς, μπορεί να είναι συναρπαστικό και να δημιουργεί ενθουσιασμό, αλλά σε καμία περίπτωση δεν είναι εύκολο ή απλό. Οι μέρες μας είναι γεμάτες με ενδοεταιρικά calls, συναντήσεις με πελάτες και συνεργάτες, εκατοντάδες εισερχόμενων και εξερχόμενων emails, πάρα πολλά παραδοτέα, ατελείωτα to-do lists, το workspace του Slack που αρνείται να μείνει σιωπηλό για πέντε λεπτά και πολλά ακόμη. Η διασκέδαση δεν τελειώνει ποτέ και οι προκλήσεις μπορούν να είναι πολλές.

Ένα πράγμα που χρειάζεται να ξέρεις για εμάς, είναι ότι εξελισσόμαστε. Δεν αποφεύγουμε να αναγνωρίζουμε τα θέματα που προκύπτουν και είμαστε πολύ ευρηματικοί, όταν ψάχνουμε για λύσεις και εργαλεία. Οπότε, όταν αρχίσαμε να αναπτυσσόμαστε, διαπιστώσαμε ότι πρέπει να βάλουμε μέθοδο στην τρέλα, ακόμη και η τρέλα έχει διαδικασίες. Τότε ήταν που ανακαλύψαμε το ClickUp, ένα Project Management εργαλείο οn steroids, που μας βοήθησε με τόσους πολλούς τρόπους.

Πριν το ClickUp σπαταλούσαμε μπόλικο χρόνο στην οργάνωση, σύγκριση και ανταλλαγή σημειώσεων, που ήταν κολλημένα με post-it ακόμη και στα κούτελά μας. Αλλά ξέρεις πόσο πολύτιμος είναι ο χρόνος, πρέπει να κάνεις τη δουλειά άριστα και μετά να πας για surfing ή κάτι τέτοιο. Το ClickUp προσφέρει υποδείγματα και λίστες και τώρα τα πάντα είναι στη θέση τους, με τέτοιο τρόπο, ώστε συνδέονται, ελέγχονται και σχεδιάζονται εύκολα, είτε ένα προς ένα είτε συνοπτικά. Οι συναντήσεις μας τώρα είναι σύντομες, ουσιαστικές και η παρακολούθηση του workflow είναι ευκολότερη και αποδοτικότερη.

Και όλα αυτά τα clouds, όχι τα χαριτωμένα που μοιάζουν με προβατάκια στον ουρανό, τα άλλα, τα digital, όπου φυλάμε όλα τα αρχεία μας, σκόρπια τριγύρω, που μπορούν να σου θολώσουν το κεφάλι σαν καταιγίδες. Πόσες φορές έχεις ευχηθεί, ίσως δυνατά, ίσως χρησιμοποιώντας βαριές λέξεις, να μπορούσες να ενσωματώσεις τα Google sheets με το Project Management Software (PMS) και να τα καταχωρίσεις στους κατάλληλους φακέλους; Σταμάτα να βρίζεις. Το ClickUp τα κάνει όλα αυτά για εμάς. Όλα σου τα docs και sheets μπορούν να εμφανίζονται στο ClickUp, κάνοντας το ευκολότερο για όλους να παρακολουθούν τη δουλειά τους, τις ενημερώσεις τους και ως εκ τούτου, να παίζουν καλύτερη μπάλα.

Pro Tip: Όρισε έναν ClickUp Champion, που θα εξασφαλίσει ότι όλα τρέχουν ομαλά, όπως εγώ!

Και όλα εκείνα τα αμέτρητα email που βομβαρδίζουν το inbox σου? Η Δευτέρα φαίνεται σαν τρομοκρατική επίθεση, ειδικά όταν υπάρχει πολλή επικοινωνία για μία συγκεκριμένη εργασία, μέσα σε μία συγκεκριμένη λίστα, μέσα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, μέσα σε ένα συγκεκριμένο χώρο (Inception, μήπως;). Με το ClickUp, κάθε επικοινωνία που αφορά μία συγκεκριμένη εργασία, είτε είναι σχόλιο, επισυναπτόμενο, email, οτιδήποτε, συνδέεται με την εργασία, ώστε να μην χρειάζεται να φορέσεις καμουφλάζ και να σπεύσεις σε αποστολή διάσωσης.

Pro Tip: Χρησιμοποίησε templates για επαναλαμβανόμενες εργασίες. Επανάληψη μήτηρ πάσης μαθήσεως!

Όταν ένα agency είναι μικρό, είναι εύκολο να παρακολουθείς ποιος κάνει τι, πότε και για ποιον. Αλλά αν έχεις πάρει το δρόμο της ανάπτυξης, πρέπει να είσαι σίγουρος ότι τα πράγματα δεν θα ξεφύγουν από τον έλεγχο. Και χωρίς τα boards, ω, θα ξεφύγουν. Και όταν λέω boards εννοώ τρόπο προβολής, μέσα στην οποία μπορείς να δεις τα workflows, τα χρονοδιαγράμματα, τον όγκο δουλειάς, την κατάσταση κάθε μίας από τις εργασίες ή ολόκληρο το project, τις εργασίες που δεν έχουν ανατεθεί ακόμη, τις εκκρεμότητες, τις προθεσμίες και πολλά ακόμη, ώστε να μην ξεφύγει τίποτα. Όλοι αγαπάμε διάφορους τρόπους παρουσιάσης αλλά ο συγκεκριμένος εξασφαλίζει ομαλή ανάπτυξη.

Pro Tip: Χρησιμοποίησε διαφορετικά views για να διαχειριστείς τον όγκο δουλειάς των ανθρώπων. Δεν απολαμβάνεις πάντα έναν ωραίο τρόπο παρουσίασης;

Και ας μην ξεχάσουμε και κάτι πολύ σημαντικό. Αγωνιζόμαστε ατομικά, αλλά παρόλα αυτά είμαστε ομάδα. Το ClickUp το ασπάζεται αυτό και το υποστηρίζει με κάθε λειτουργία του. Η ομαδική συνεργασία έχει μεγάλη αξία και ενθαρρύνεται εξίσου, είτε με απευθείας mention, ώστε να είναι σίγουρο ότι το άτομο που του ανατίθεται μια εργασία είναι ενήμερο, είτε απλώς στέλνοντας ένα emoji για αναπτέρωση του ηθικού ή αναγνώριση της προσπάθειας. Μια κούπα καφέ είναι πάντα καλύτερη από ένα emoji, αλλά τι να κάνεις; Η απομακρυσμένη εργασία έχει και τα μειονεκτήματά της.
Ωστόσο, η ομάδα μας δεν αποτελείται μόνο από τα άτομα, εντός των digital τοίχων της εταιρείας μας. Οι πελάτες μας γίνονται μέρος της ομάδας μας. Και εμείς, καθώς είμαστε διαφανείς, θέλουμε να μπορούν να ελέγχουν την κατάσταση του project τους κάθε στιγμή, πες μια Κυριακή μεσημέρι, όταν εμείς είμαστε έξω και πίνουμε τσίπουρα. Λοιπόν, το ClickUp δίνει και πάλι τη λύση και μπορούμε να μοιραστούμε το workspace με link και με οποιονδήποτε, με περιορισμένη πρόσβαση και τον έλεγχο στα χέρια μας και έτσι αποφεύγουμε ένα κάρο αχρείαστα emails, συμπληρωματικά emails και τηλεφωνήματα. Περισσότερος χρόνος για Nerf gun wars με την ομάδα… Γιούπι!

Pro Tip: Χρησιμοποίησε αυτοματισμούς για επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η περιορισμένη σου μνήμη δεν θα είναι πια πρόβλημα!

Φυσικά, όταν υιοθετείς νέες τεχνολογίες, ακόμη και τα πιο μικρά ζητηματάκια μερικές φορές απαιτούν πολλή έρευνα, προσπάθεια και χρόνο, οδηγώντας σε σύγχυση, στρες και καθυστερήσεις σε άλλα πράγματα στη λίστα, και φυσικά, ο χαμένος χρόνος είναι σε απόλυτη σύνδεση με την ανάπτυξη της εταιρείας. Οπότε, ο,τιδήποτε κι αν αποφασίσεις, βεβαιώσου ότι θα βρεις μια εταιρεία με γρήγορη ανταπόκριση στην υποστήριξη πελατών, όπως η ομάδα του ClickUp. Η τεχνική υποστήριξη και η υποστήριξη πελατών τους, καθώς και οι account managers, είναι στο πλευρό μας συνεχώς και φροντίζουν να μην χάνουμε το χρόνο μας, χωρίς λόγο.

Pro Tip: Οι αναφορές έχουν σημασία. Χρησιμοποίησε τη σύγκριση της αρχικής  εκτίμησης χρόνου και του χρόνου που επενδύθηκε τελικά στο project για να ξέρεις τι γίνεται.

Μεταξύ μας, ξέρω τι σκέφτεσαι: ωχ, άλλο ένα εργαλείο που πρέπει να ψάξω να βρω πώς δουλεύει, κλικάροντας πάνω σε τυχαία πράγματα για να δω τι θα γίνει και θα πιθανότατα δεν θα καταλάβω ούτε τα μισά. Μη συνεχίζεις να σκέφτεσαι με αυτό τον τρόπο. Το ClickUp University είναι γεμάτο από εκπαιδευτικό υλικό, video και κείμενα, που εντάσσει κάποιον βήμα-βήμα στην πλατφόρμα. Έχει απλούς τρόπους για να εξοικειωθείς σταδιακά και να αρχίζεις να χτίζεις τις διαδικασίες, ανάλογα με τις μοναδικές ανάγκες της επιχείρησής σου. Και το πιο σημαντικό απ’ όλα είναι ότι αυτό το εργαλείο είναι πολύ έξυπνο και η παραμετροποίησή του είναι το κλειδί για μία σταθερή βάση.

Κάθε software που κάνει αυτά και άλλα πολλά και βοηθά την επιχείρησή σου να αναπτυχθεί, ενώ αναπτύσσεται κι αυτό μαζί, είναι αναμενόμενο ότι θα είναι κάπως περίπλοκο, μέχρι να το καταλάβεις. Όταν το αποκτήσαμε, ο κάθε ένας μας έκανε την κατάλληλη εκπαίδευση για τις λειτουργίες που χρειαζόμαστε σε καθημερινή βάση. Επίσης, η διαδικασία αυτή έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος της εκπαίδευσης κάθε καινούργιου συνεργάτη.

Η Double Dot έχει αναπτυχθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια, αφού εφαρμόσαμε το ClickUp. Έχουμε κερδίσει πολύ χρόνο, ώστε να εστιάσουμε στη βελτίωσή μας και για να επενδύουμε ποιοτικά το χρόνο μας, κάνοντας ίσως και απολύτως τίποτα! Κυρίως όμως, η ομάδα μας είναι δυνατότερη, πιο χαρούμενη και πιο συνεπής από ποτέ. Ως περήφανη Doubledotter και μπαρουτοκαπνισμένη project manager, που έχει δοκιμάσει πολλά PMS εκεί έξω, πρέπει να παραδεχτώ ότι η Double Dot δεν θα είχε αναπτυχθεί στο βαθμό που βρίσκεται σήμερα, χωρίς την υποστήριξη του ClickUp.

Οι δυσκολίες όταν αναπτύσσεται μια εταιρεία και τα μαθήματα που παίρνουμε δεν είναι μόνο μέρος του κλάδου μας, είναι και μέρος της ζωής. Αποδέξου τα, χρησιμοποίησε τα κατάλληλα εργαλεία και ετοιμάσου για μεγαλύτερη επιτυχία.

Μην φοβάσαι την αλλαγή! Το ‘χεις, το ξέρω ότι το ‘χεις!

Στην υγειά της ομάδας μας και όλων όσων μας επιφυλάσσει το μέλλον! Είμαστε ένα ClickUp μπροστά!